Организация рабочего графика техподдержки: плюсы и минусы 8 и 12-часовой смены

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация рабочего графика техподдержки: плюсы и минусы 8 и 12-часовой смены». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Стандартная рабочая неделя, которая лежит в основе расчета норм рабочего времени состоит из 5 рабочих дней по 8 часов и двух выходных. Отталкиваясь от такого режима работы, несложно посчитать, что неделя содержит 40 часов работы, а ежемесячные нормативы колеблются в зависимости от продолжительности месяца в днях и количества рабочих дней в них.

Виды рабочих смен техподдержки

Если рассматривать компании, обеспечивающие техническую поддержку, международного типа, то следует говорить о большом количестве их пользователей в разных часовых поясах и большом штате специалистов. В этом случае лучше всего рассматривать такие решения, как:

• режим 24/7 с его общедоступностью;
• Live-chat;
• посменный режим.

Для небольших компаний, которые только начали свою деятельность на рынке IT-услуг, перечисленные режимы не подойдут. Это объясняется особенностями таких маленьких компаний-новичков:

• небольшой штат сотрудников;
• пользователи размещаются в одном регионе.

Оптимальным вариантом в этом случае будет организация графика либо с 8-часовыми, либо 12-часовыми сменами специалистов. При этом нужно учитывать три ключевых момента:

1. рабочие графики являются как мотивирующим, так и демотивирующим фактором для сотрудников (а их удовлетворенность влияет на качество выполняемой ними работы);
2. любая организация трудовой деятельности должна соответствовать нормам отечественной законодательной системы (если все учесть, то у компании не будет проблем с юридической стороны);
3. в обязательном порядке учитываются особенности и потребности клиентов – «клиентоориентирование»:

• частота обращений пользователей за помощью к техподдержке (при этом берутся разные временные периоды суток);
• «тихие» периоды;
• усредненная продолжительность выполнения поставленных перед специалистами техподдержки заданий.

При составлении схем не следует забывать и о самих сотрудниках (возрастные категории, семейное положение и т.д.).

Как внести изменения в уже составленный график

Нередко в график сменности требуется внести какие-либо поправки, обусловленные рабочими нюансами (такими как увольнение сотрудника, изменение технологического либо производственного цикла и иными).

В таком случае компании требуется внимательно соблюдать все юридические требования к подобному действию. В случае, когда внесение изменений вызвано инициативой со стороны работодателя, весь трудящийся контингент, в обязательном порядке, должен быть ознакомлен с перечнем поправок и письменно выразить свое соглашение с ними.

Когда сам рабочий нуждается во внесении изменений, он должен подать соответствующее заявление на имя управленца. В нем отражается просьба изменить расписание, а также уважительная причина, которая послужит обоснованием изменения графика.

Также понадобится письменное согласие других сотрудников, которых затронет корректировка режима работы.

Если все оговорено и согласовано, то издается приказ, на основании которого в существующий график вносятся поправки.

Инструкция: составляем график сменности

Задачу по формированию работодатель возлагает на работника кадровой службы, секретаря или руководителя подразделения, которые производят расчет сменного графика работы, составление документа. Основное условие для исполнителя — при разработке документа соблюдать требования законодательства в отношении интересов и прав сотрудников.

Универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок, не существует, все зависит от конкретных условий работы. При суммированном учете рабочего времени рекомендуется учитывать следующее: устанавливается максимально длительный учетный период (максимум по ТК РФ — год), при осуществлении учета ориентируются на еженедельную норму в 40 часов, внутри периода переработки компенсируются недоработками. Нормы рабочего времени в 2023 году: для 40-часовой рабочей недели — 1979 часов, 36-часовой — 1780, 6, 24-часовой — 1185,4.

График сменности дает возможность предприятию обеспечить длительную ежедневную деятельность. Регулируя очередность одного сотрудника с другим, организация функционирует непрерывно. Она использует имеющиеся производственные мощности оптимально, увеличивая объем продукции. Для получения максимальной прибыли требуется 2-, 3- или 4-сменный труд. Каждому варианту устанавливают строгие временные рамки.

Как правило, алгоритм, как составить график работы на 3 человека по 12 часов, представляет прямой порядок чередования сотрудников (отработана первая — отдых — включение во вторую, третью и т. д.) или обратный (отработана первая — отдых — включение в третью, затем — во вторую и т. д.). При наличии непрерывного процесса предприятие использует 4-шаговый алгоритм (3 смены трудятся сутки, четвертая — на отдыхе).

Смена длится от 3 до 12 часов в течение дня. Количество определяет работодатель в зависимости от особенностей производственного процесса. Документ используют на протяжении года или сезона — при повышении спроса. Количество сотрудников в смене не ограничивается.

Сколько часов в день можно работать, чтобы не навредить здоровью и не перегореть

Чтобы избежать возникновения ошибок при начислениях заработной платы, необходимо проводить сверку данных с нормой относительно отработанных часов. Если обнаружится, что была допущена переработка, то нужно пересчитать часы и обязательно оформить доплату за фактически отработанное время.

С 8-ми до 21 это 13 часов они на работе, минус 1 час обед — 12 часов по табелю в день. Далее простая арифметика — вахтовый метод — 2 недели раотают 2 отдых. Выходит сверхурочка 46 часов в год, это укладывается в утвержденную норму, значит перерыв оставляем 1 час.

С графиком тоже должны ознакомить каждого работника под личную подпись, это и будет свидетельствовать о том, что работник согласен выполнять работы в данном режиме. После того как график будет утвержден, согласован и с ним ознакомятся все работники, он будет обязательным к исполнению документом.

• К сожалению — продолжительность и количество перерывов для отдыха и принятия пищи нынешним Трудовым Кодексом никак не определяется. Точно названо только минимальная (30 мин.) и максимальная (2 часа) продолжительность перерыва не включаемая в рабочее время. Как гласит ст. 108 продолжительность времени отдыха и перерывов quot;устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка или по соглашению между работником и работодателемquot;. Я сам работаю по 12 часов, но у нас этот вопрос у нас до сих пор никак не согласован.

), чтобы второй подменял первого на время всяких перерывов (и регламентированных, и нет), а трудовая функция должна быть расширена (не только непосредственное сидение за пультом, а и еще что-нибудь, чтобы не получилось, что один из них больше половины смены бездельничает).

Смотреть на клиентов. Если ваши сотрудники работают удалённо из разных концов страны, а клиенты сконцентрированы в одном регионе — есть смысл подстроить рабочие часы под клиентов. Продукт ориентирован на центральный регион? Выберем рабочее время с 9:00 до 18:00 по Москве, а сотрудники будут работать по стандартному графику 5/2

Можно расширить штат и установить график 2/2, в таком случае колл-центр будет работать с 9:00 до 21:00 без выходных. Этот вариант хорош, если вашим клиентам нужна помощь в выходные дни, например в формате интернет-магазина или сервиса обслуживания.

Плюсы:

• Легко найти русскоязычных сотрудников из любых точек мира;
• Стандартный график работы не отталкивает соискателей;
• Легко следить за выполнением показателей сотрудников — они работают в одном графике.

Минусы:

• На рабочий график по времени центрального региона могут откликаться местные соискатели с более высокими зарплатными ожиданиями;
• Теряется возможность расширения в другие регионы, если клиенты из них не могут позвонить в своё рабочее время;

Ориентироваться по сотрудникам. У вас есть офис и все сотрудники в одном городе? Тогда можно выбрать стандартный график офисных работников или сдвинуть его на час-два, если клиенты в другом регионе. Так клиентам будет чуть удобнее, а сотрудники не будут попадать в утренние и вечерние пробки, что тоже хорошо.

Плюсы:

• Отсутствие пробок и нестандартный график работы, например с 11:00 до 20:00 привлечёт людей, которые экономят своё время;
• Если ваше рабочее время совпадает с удобным для клиентов временем — всё прекрасно.

Минусы:

• Клиентоориентированность компании в таком случае значительно ниже, только если вы не работаете по вашему же региону;
• Сложнее выйти на рынок в других часовых поясах.

Постоянная доступность. Организовать круглосуточную работу не так просто, но иногда это необходимо. Вам может это понадобиться, если вы работаете по всей России или по нескольким странам. Ни один клиент с Дальнего Востока не захочет пользоваться услугами компании, в которую можно дозвониться только в час ночи по местному времени — можно найти что-то ближе.

Плюсы:

• Много возможностей для расширения вашей компании — ваши услуги доступны всем клиентам;
• Клиент всегда может обратиться к вам и неважно когда у него возник вопрос.

Минусы:

• Непросто найти сотрудников на ночные смены;
• Требуется расширение штата, выбор новых графиков посменной работы.

Как вопрос регулируется законодательством

Положения о рабочем времени в законодательстве

В трудовом кодексе имеется информация относительно составления графика

Все расписано довольно понятно, но при этом следует уделить внимание некоторым вопросам:

Длительность времени в течение недели не должна превысить показатель 40 часов.
Должен быть обеспечен перерыв на обед, продолжительность которого должна составляет не менее 30 минут.
Время на отдых должно составлять не менее 42 часов.
В обязанности работодателя входит выдать задание и контролировать выполнение.
Если необходимо разрабатывать для каждой организационной структуры на предприятии отдельные графики работы, то продолжительность смены тоже может изменяться

Если время работы выпадает на ночь, то и смена автоматически уменьшается на час.
При составлении графика следует принимать во внимание нормы ТК РФ, чтобы не были нарушены права работников при выплате зарплаты и оплате больничных листов.

Начнем с определения:

Режим дня – продуманный распорядок действий на день, планирование времени с целью его рационального и максимально эффективного распределения.

Как говорилось выше, распорядок имеет большое значение для самодисциплины и организованности любого человека, а также он важен для многих других прикладных аспектов нашей жизни. К примеру, режим дня играет не последнюю роль в построении тренировочных программ, составлении диет и организации правильного питания в целом, выборе самых продуктивных часов нашей жизни для работы или творчества.

Мейсон Карри в своей книге «Режим гения: Распорядок дня великих людей» приводит следующую аналогию режиму дня:

«В умелых руках режим дня – точно откалиброванный механизм, позволяющий наилучшим образом использовать наши ограниченные ресурсы: прежде всего, время, которого нам более всего не хватает, а также силу воли, самодисциплину, оптимизм. Упорядоченный режим – словно колея, по которой в хорошем темпе движутся умственные силы…»

Режим дня нужен для того, чтобы время не пользовалось нашей рассеянностью (см. эпиграф). Каждый человек сталкивался в своей деятельности со спешкой, ощущением аморфности времени, неразберихой в личных и рабочих делах. Мы не всегда можем отчетливо сказать, сколько времени потратили на то или иное занятие, поскольку не считаем необходимым постоянно контролировать использование своего времени. Однако именно распорядок всего дня целиком помогает наиболее разумно и эффективно распределить свое время. Кроме того, без навыка успешного планирования своего дня человек не научится строить и более долгосрочные планы, тем более что спланировать свой дневной график полностью не так сложно, ведь:

	День как минимальная единица для планирования максимально удобен в силу легкой обозримости.
	Если какая-то попытка не удалась, можно перестроиться и изменить режим на следующий день.

Отметим также тот факт, что употребление эпитета «правильный» по отношению к режиму дня в некоторой мере условно. Индивидуально для каждого человека понятие правильного распорядка может быть разным и зависеть от многих факторов: работы, привычек, особенностей организма. Но, как утверждают эксперты (психологи и медики), физиологические аспекты функционирования основных жизненных систем людей идентичны . На основе этого возможно составить универсальный, содержащий общие рекомендации режим, который в той или иной мере подойдет каждому. Опираясь на предложенные рекомендации с учетом своих индивидуальных потребностей, можно выработать распорядок суток, который оптимально подойдет именно вам.

Недостатки сменного графика

В то же время, в работе по сменам есть некоторые недостатки:

• В зависимости от продолжительности и частоты смен сотруднику может не хватать времени на личную жизнь, отдых и восстановление.

• Работа в ночные смены сбивает биоритмы организма, что может негативно сказаться на здоровье: нарушение сна, общая усталость, проблемы с пищеварением.

• Есть вероятность, что сотрудник при решении личных вопросов не сможет получить доступ к некоторым заведениям, которые работают по определенному графику, совпадающему с рабочим временем сотрудника. Поэтому придется приложить дополнительные усилия для решения повседневных задач.

• Могут возникнуть сложности в установлении социальных связей, когда большинство людей работают по привычному графику с 9 ч до 18 ч.

• Ограничивается доступ к налаживанию связей с руководством, так как рабочие графики могут не совпадать.

Составляем график сменности на 2021 ― 2021 год

Максимальный рабочий день в нормальных условиях труда законом не установлен, но в ст. 91 ТК РФ определена предельная длительность рабочей недели: она не может превышать 40 часов. В связи с этим многие компании для обеспечения безостановочного производственного процесса и/или роста эффективности промпроизводства за счет большей загрузки оборудования и увеличения выпуска продукции переходят на многосменный режим работы.

Рекомендуем прочесть: Уплата Госпошлины При Подаче Новой Редакции Устава

Если работодателю потребуется изменить длительность смены или внести другие поправки в ГС, необходимо составить новый документ, который нужно согласовать с представительным органом рабочих заново. Кроме того, с новым ГС также следует ознакомить всех работников не позднее чем за месяц до его введения в действие.

Работодателю важно знать, что трудовым законодательством запрещена работа в течение двух смен подряд. Соответственно, если он заставит работника отработать две смены, а этот работник напишет жалобу в трудовую инспекцию, то работодателю грозит штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП ).

Сменная работа – это работа в две, три или четыре смены (ст. 103 ТК РФ). Вводится такая работа, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. Например, на текстильной фабрике цех покраски работает круглосуточно. Так как данная работа в таком цехе относится к работе с вредными условиями труда, то максимальная продолжительность ежедневной смены не может превышать 8 часов при 36-ча совой рабочей неделе (ст. 94 ТК РФ). Соответственно, в данном цехе работники должны трудиться посменно.

Сколько положено отдыхать при работе 12 часов

Но есть много производств, где официальный перерыв, хоть и предусмотрен на бумаге, на практике не соблюдается. Работники вынуждены чай пить прямо на рабочем месте впопыхах. Это нарушение трудового законодательства, но если оплата труда высокая, то люди молчат.

Согласно ст. 108 Трудового кодекса Российской Федерации работнику должен предрставляться перерыв не менее 30-ти минут и не более двух часов, которые в рабочее время не засчитываются.

Сколько конкретно времени отводится при 12-часовой рабочей смене на том или ином предприятии — это регламентируется самим предприятием в трудовом соглашении, которое подписывается работником при устройстве на работу на данное предприятие.

Подписав такое трудовое соглашение, Вы полностью соглашаетесь со всеми прописанными в нем условиями труда и отдыха.

Внимание

Если усталость заметно накапливается уже в первой половине дня или смены – это плохо. И ещё один важный момент. Как говорит Трудовой кодекс, перерывы в течение рабочего дня – это свободное время, и человек может располагать им, как ему заблагорассудится.

Он может пойти в столовую и пообедать, а может почитать книжку. Он вправе выйти прогуляться или даже сходить домой (если живёт неподалёку и не опоздает обратно на работу). Из этого следует, что нельзя ограничивать работника в использовании драгоценных минут отдыха. Если вы запретите ему выходить из здания или покидать своё рабочее место, то нарушите трудовое законодательство.

Этот норматив по рабочему времени будет соблюдаться по соответствующим правилам основного трудового режима сотрудникам, где также будет установлен двенадцати часовой трудовой день.

Если же сотрудник все это время осуществлял свою деятельность на протяжении пяти дней за неделю по двенадцать часов, то норматив по рабочему времени за одну неделю может увеличиться только в специальной форме и только на двадцать часов.

Такой же режим трудовой деятельности частенько устанавливается при дальнейшем введении всеобщего суммированного вычета по определенному рабочему периоду.

Любое применение суммированного трудового рабочего дня основывается только на том, что предусматривается определенным законодательством о продолжительности трудовой недельки, который также может быть обеспечен основным графиком в стандартном объеме за весь основной учетный момент.

Суммированный учет рабочего времени

Учет времени работы лиц по сменному графику можно рекомендовать вести суммированным способом, а именно: отработанное количество часов исчисляется за принятый (отчетный) период (например, 1, 2 месяца или любой другой период)

Учет времени путем суммирования вводится распоряжением работодателя и отражается в правилах трудового распорядка, с которыми работники в обязательном порядке знакомятся под расписку. Длительность смен при таком учете, как правило, превышает 8 часов.

Особенности суммированного учета:

• необходимо установить работникам-сменщикам систему оплаты труда на основе часовых ставок, а не окладного метода;
• длительность работы за учетный период не должна превышать обычное рабочее время — 40 часов в неделю (для работающих неполную неделю количество часов уменьшается);
• учетный период не может превышать 1 год;
• длительность смены не должна быть больше 10 часов (в исключительных случаях может быть увеличена до 12 часов).

В силу ст. 94 ТК РФ установлены следующие ограничения по максимальному времени смены:

• для несовершеннолетних — 5 и 7 часов (15–16 и 16–18 лет соответственно);
• лиц, совмещающих учебу и работу, — не более 3,5 часа;
• работников, занятых на вредных производствах, — 8 часов.

Что о графике работы говорит закон

Трудовые отношения в России регулируются Трудовым кодексом РФ, который определяет – как, когда и сколько должны работать люди, сколько им нужно отдыхать и как должна рассчитываться их зарплата.

Прежде всего стоит сказать о режиме рабочего времени. Работодатель должен организовать рабочее время, в том числе определив:

• продолжительность рабочей недели. Здесь работодатель вправе выбирать из нескольких вариантов: пятидневная рабочая неделя с двумя выходными, шестидневная с одним выходным, неделя с выходными по скользящему графику, неполная рабочая неделя;
• если требуется – условия ненормированного рабочего дня для некоторых категорий;
• при сменной работе – продолжительность смены или неполного рабочего дня, количество смен, время их начала и завершения;
• время начала и завершения работы, а также количество и время перерывов в работе.

С учетом этих особенностей и формируется график работы. Более того, все они должны учитываться в трудовом или коллективном договоре.

Что касается непосредственно графика работы, Трудовой кодекс разрешает использовать разные варианты:

• обычная пяти- или шестидневная рабочая неделя, соответственно, с двумя или одним выходным днем;
• работа по сменам;
• работа по гибкому графику;
• работа без заранее установленного графика – рабочее время суммируется по факту.

При этом работодатель для некоторых работников может предусмотреть ненормированный рабочий день. Это означает, что таких работников можно эпизодически привлекать к работе в нерабочее время. Кроме того, Трудовой кодекс допускает и неполный рабочий день. Эти параметры рабочего графика нужно оговаривать с работником заранее.

В любом из вариантов нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. В отдельных случаях ТК разрешает работать и дольше, но только если в среднем за период (месяц, квартал или год) продолжительность рабочей недели не превысит 40 часов.

Отдельно ТК РФ оговаривает продолжительность еженедельного непрерывного отдыха – не меньше 42 часов.

Гибкий режим дня требует поддерживать непрочный баланс между контролем над людьми и доверием к ним. Отклонения от золотой середины грозят неприятными и тяжелыми последствиями для руководителей и подчиненных.

• Невидимые переработки. В напряженные времена сотрудников часто побуждают приходить пораньше и уходить попозже. Недобросовестное начальство часто пытается занять как можно больше переменного времени работников, никак им этого не компенсируя. Люди часто теряют энергию от такого отношения.
• Повод прогулять рабочее время. Жульничество встречается и с позиции рядовых специалистов. Они могут схитрить и подстраивать свой режим дня под время работы большинства сотрудников: когда делом занято одновременно много людей, им проще «маскироваться» и уклоняться от должностных обязанностей или выполнять их с меньшим усердием. Также есть вероятность, что человек попытается приходить на работу позже и уходить пораньше, манипулируя переменным временем: это потери для предприятия.
• Мало отдыха при неудачном графике. Если специалист неправильно организует себе режим работы (например, после очень поздней смены будет чересчур ранняя), то испортит режим сна и начнет быстро утомляться. Когда же он перестанет планировать личные и корпоративные дела и просто начнет стараться успевать абсолютно все, он выгорит морально: даже с гибким графиком необходимо достаточно отдыха. Придется все организовывать и чем-то жертвовать, чтобы не истощиться от нагрузок.
• Дополнительные затраты на планирование. Руководитель также не сможет просто дать своим людям полную свободу выбора. Каждому человеку придется отвести обязательное время нахождения на рабочем месте, распределить его так, чтобы все было равномерно. Переменную часть графика также нужно обозначить правильно, не ущемив никого из подчиненных. Важно проанализировать трудовую нагрузку, проговорить с людьми все тонкости. Но на это уходит много времени и сил.
• Большая ответственность. График дает свободу выбора. Но требует дисциплины и прилежного отношения к работе. Сотруднику предстоит проявить самостоятельность и активное вовлечение в трудовой процесс. Руководителю – уважение к подчиненным и их правам, готовность их поддержать, идти им навстречу. Если есть сомнения или неуверенность в реализации этих добродетелей – с переходом на гибкий график стоит повременить.

Для чего составляется график работы в организации

График работы — это время, которое сотрудник уделяет служебным обязанностям и за которое получает оплату. Хорошо известный всем пример графика работы — «понедельник-пятница, с 9 до 6». График специалиста может совпадать с режимом организации, а может совсем не зависеть от него.

У сотрудников одной компании время работы и продолжительность рабочего дня могут быть разными. Вахтёр может работать «сутки через трое», продавцы «2 через 2 по 12 часов», а бухгалтер — стандартную 5-дневку с 8 до 17. Выбор того или иного варианта обычно обосновывается стремлением к максимальной эффективности работы всей компании в целом, удобством клиентов и, конечно, нормами Трудового кодекса.

График решает несколько задач:

• обеспечивает нормальное, максимальное эффективное функционирование организации;
• организует рабочее время сотрудников по нормам законодательства (нормальная продолжительность рабочего дня, достаточное время отдыха между сменами и выходные);
• упрощает для работодателя контроль за исполнением обязанностей работниками;
• может быть основой для расчётов оплаты труда (например, по количеству отработанных часов);
• распределяет время сотрудников по требованиям рабочего процесса;
• создаёт равные условия для работников, исключает дискриминацию.

Похожие записи:

• Как оформить дарственную на квартиру на внучку какие нужны документы
• Куда обращаться если пахнет канализацией в подъезде
• Возобновление регионального материнского капитала в Смоленской области в 2024 году