Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что относится к административно хозяйственной деятельности?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Административно-хозяйственная деятельность включает в себя широкий спектр задач, связанных с организацией и управлением процессами внутри предприятия или организации. Она направлена на обеспечение эффективного функционирования и достижения поставленных целей. Данная деятельность включает в себя такие аспекты, как планирование, организация, контроль, координация и регулирование различных процессов.
Виды документов, используемых в административно-хозяйственной деятельности
Административно-хозяйственная деятельность предприятия связана с осуществлением различных процессов, для которых необходимо вести документацию. В ходе такой деятельности в большинстве случаев применяют следующие виды документов:
- Договоры и соглашения: эти документы необходимы для заключения сделок и установления взаимоотношений с партнерами, подрядчиками или клиентами. В них указываются условия сотрудничества, права и обязанности каждой из сторон.
- Приказы и распоряжения: такие документы несут организационный характер и используются для выдачи указаний, поручений или инструкций сотрудникам о выполнении определенных задач или изменениях в работе.
- Протоколы и отчеты: данные документы служат для фиксации результатов проведенных проверок, встреч, совещаний и т.д. Протоколы отражают основные события и принятые решения, отчеты содержат подробную информацию по выполненным задачам и работам.
- Финансовые документы: к ним относятся счета, счета-фактуры, платежные поручения и прочие документы, которые связаны с финансовыми операциями предприятия. Они служат для фиксации фактов расчетов и платежей с партнерами и поставщиками.
Должностные обязанности специалиста
Круг обязанностей специалиста АХО необычайно широк:
- Контролирует сохранность материальных ценностей.
- Принимает действенные меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций в отделе.
- Рассматривает претензии сотрудников и клиентов организации по некачественному обслуживанию его подчиненными. Проводит необходимые организационно-технические мероприятия, искореняющие повторение подобных случаев.
- Контролирует должное оформление рабочих помещений, а также следит за внутренней и наружной рекламой — обеспечивает ее обновление, заботится об эстетически привлекательном состоянии.
- Обеспечивает чистоту и порядок как в самой организации, так и на прилегающих к помещениям компании территориях.
- Контролирует соблюдение починенными сотрудниками норм охраны труда, санитарии, противопожарной безопасности.
- Информирует руководство касательно недочетов в деятельности отдела, предлагает пути их искоренения.
- Следит за чистотой и порядком в офисах, организует своевременный ремонт мебели, оборудования и помещений.
- Организует закупку офисной мебели, канцтоваров и технического оборудования.
- Организует и контролирует деятельность клининговых служб.
- Организует поздравления как сотрудников организации, так и ее клиентов по случаю государственных праздников, дней рождения, памятных дат.
- Если работодатель арендует помещения, то специалист АХО решает все хозяйственные вопросы по аренде.
- Организует своевременную реставрацию, перестройку рабочих помещений.
- Ответственен за хранение канцелярских товаров, оборудования, хозяйственных материалов, инвентаря. Обеспечивает по необходимости всем вышеперечисленным работников организации.
- Организует питание сотрудников.
- Составляет необходимые учетные и отчетные документы.
Специалист по административно хозяйственной работе должностная инструкция
Средства механизации ручного труда. 4.7. Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги. 4.8. Основы экономики, организации труда, производства и управления.
4.9. Законодательство о труде. 4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.11. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 5. Начальник хозяйственного отдела подчиняется непосредственного генеральному директору.
6. В случае отсутствия начальника хозяйственного отдела (болезнь, отпуск, командировка, пр.), его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который несет ответственность за надлежащее их исполнение. сооружений)
Про любую компанию можно сказать, что существует несколько функций, обойтись без которых невозможно. Это независимо от того, чем структура занимается. К числу таковых и относится административно-хозяйственная работа. Это аксиома, без которой сейчас успешная деятельность невозможна. Поэтому, рассматривая ее, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, о должностях, о месте и роли в структуре компании. В целом административно-хозяйственная деятельность – это весьма типичное дело. Хотя конкретное наполнение отличается зависимо от целей, что стоят в данный момент времени перед компанией, от ее размера и доступных ресурсов. Но начать следует с определения. Административно-хозяйственная деятельность – это работа, связанная с организацией работы сотрудников, отделов и служб предприятия с целью достижения высокой результативности организации. Охватывает все уровни.
Особенности административно-хозяйственной деятельности
Особенности административно-хозяйственной деятельности включают:
| 1. | Цель — обеспечение нормального функционирования организации и достижение поставленных задач. |
| 2. | Комплексность — охватывает все аспекты организации, включая управление, финансы, кадры, закупки, охрану труда и др. |
| 3. | Системность — требует разработки и применения единой системы управления организацией. |
| 4. | Уникальность — каждая организация имеет свои особенности и требует индивидуального подхода. |
| 5. | Зависимость от внешней среды — административно-хозяйственная деятельность должна учитывать политические, правовые, экономические и социальные факторы. |
| 6. | Временность — охватывает как текущие задачи, так и планирование на долгосрочную перспективу. |
| 7. | Непрерывность — требует постоянного контроля и корректировки действий для достижения поставленных целей. |
Изучение и учет этих особенностей позволяет эффективно организовывать административно-хозяйственную деятельность и достигать устойчивого развития организации или учреждения.
Роль административно-хозяйственной деятельности в обществе
Административно-хозяйственная деятельность играет важную роль в обществе, обеспечивая нормальное функционирование государственных и частных организаций. Она направлена на регулирование экономических, административных и организационных процессов.
Основные функции административно-хозяйственной деятельности:
Планирование: Административно-хозяйственная деятельность помогает организациям и государственным структурам разрабатывать стратегические и тактические планы развития, которые определяют цели, задачи и приоритеты.
Организация: Важной функцией административно-хозяйственной деятельности является создание эффективной организационной структуры, которая обеспечивает рациональное распределение ресурсов и оптимальное выполнение задач.
Контроль: Административно-хозяйственная деятельность осуществляет контроль за выполнением поставленных задач и достижением поставленных целей. Контроль позволяет оценить эффективность работы организации и принять меры для исправления недостатков.
Координация: Административно-хозяйственная деятельность обеспечивает координацию работы различных подразделений и сотрудников, согласование действий в целях достижения общих целей.
Примеры административно-хозяйственной деятельности:
В государственных органах административно-хозяйственная деятельность включает решение вопросов организации и осуществления функций государства, эффективное использование ресурсов и обеспечение благополучия граждан.
В частных организациях административно-хозяйственная деятельность включает планирование и контроль деятельности предприятия, управление финансовыми и материальными ресурсами, улучшение процессов и повышение качества продукции или услуг.
В целом, административно-хозяйственная деятельность играет важную роль в обществе, обеспечивая устойчивое экономическое развитие, гармоничное функционирование организаций и благополучие граждан.
Обобщая вышенаписанное
Как видите, организация административно-хозяйственной деятельности имеет свои «подводные камни», которые на первый взгляд и не видны. При разработке положений и должностей необходимо учитывать довольно большой массив информации. Это относится к целям компании, ее специфики и размерам. Детальное планирование и четкое прописывание бизнес-процессов позволит успешно решать задачи благодаря установлению адекватной процедуры выполнения работы. Управление административно-хозяйственной деятельностью предусматривает, что все, кто задействован в исполнении и контроле процесса, должны быть ознакомлены с теоретически обоснованием при его выполнении. Следует всегда помнить, что грамотное руководство позволяет резко улучшать эффективность всегда процесса. Неважно о чем идет речь – про административно-хозяйственная деятельность учреждения государственных органов, некоммерческую структуру или частное предприятие – хорошее управлением обладает огромным резервом развития. И это нужно использовать.
Административно – хозяйственная деятельность может иметь постоянный статус
…или быть временной в зависимости от ситуации.
Виды и функции административно – хозяйственной работы определяются в зависимости от деятельности компании. В классификацию могут войти:
- Документооборот.
Работа в библиотеке, с базой данных, с архивом, обмен бумажными носителями, работа с файлами на электронных носителях.
- Организационная работа.
Всё, что требует правильной и продуманной организации, относится к этому виду деятельности.
- Правильно организовать рабочие места, в соответствии с санитарными нормами и требованиями по технике безопасности.
- Подготовить проведение мероприятий, как развлекательного характера, так и презентаций, рабочих совещаний.
- Обеспечение сотрудников компании полноценным и качественным питанием.
- Работа по страхованию жизни, как отдельных сотрудников, так и компании в целом.
- Организация службы курьерской доставки.
- Перевозка сотрудников транспортом компании.
- Переговоры.
- Текущее обеспечение.
Эта работа имеет направление хозяйственной деятельности. Занимаются ею чаще всего заместители директора (руководителя компании) по хозяйственной части.
- Покупка мебели и оборудования для офисов.
- Снабжение сотрудников отделов необходимыми канцелярскими товарами, инвентарём для офисов.
- Для поддержания санитарного состояния важно наличие хозтоваров.
- Контроль над рабочим состоянием техники, мебели и обеспечение своевременного ремонта, а также профилактических осмотров.
- Обеспечение бесперебойной связью разного вида (городских телефонов, Интернета, мобильной связи).
- Работа по эксплуатации помещений, зданий и территории компании.
Это тоже входит в должностные обязанности заместителя директора (руководителя компании) по хозяйственной части.
- Эстетичное оформление каждого офиса в отдельности и здания компании в целом.
- Обеспечение санитарного состояния (уборка).
- Организация своевременного ремонта помещений.
- Контроль за обеспечением электричеством, за исправностью сантехнического оборудования, пожарной безопасностью.
- Организация озеленения и благоустройства территории, на которой расположено здание компании, а также прилегающих к нему территорий.
- Информирование персонала внутри компании.
Чаще всего за это отвечает пресс – секретарь. Но каждая компания может озвучить должность по-своему. В деятельность этого сотрудника административно – хозяйственного подразделения компании входит:
- Издание средств информации компании (листовки, бюллетени, газеты), рассылка сообщений информационного характера.
- Организация форм ознакомления сотрудников с новыми документами, инструкциями, положениями и т.д.
- Контроль за состоянием информационных стендов.
- Анализ качества исполнения поручений.
- Создание музеев и выставок внутри компании, рассказывающих о деятельности и успехах в прошлом и настоящем, о сотрудниках и т.д.
- Обеспечение взаимных отношений со сторонними организациями.
Для нормальной бесперебойной работы компании необходимо взаимодействовать с другими предприятиями, организациями, компаниями и др., без услуг которых могут возникать проблемы. Поэтому сотрудниками административно – хозяйственного отдела устанавливаются взаимодействия :
- с поставщиками;
- с государственными органами власти по вопросам эксплуатации зданий и территории, которая к ним прилегает;
- с арендаторами и арендодателями
Должностные обязанности
Хозяйственным обеспечением организации занимается большая команда специалистов. Штатная численность зависит от рода деятельности. В среднем на компанию с численностью от 1000 сотрудников необходимо не менее 15 специалистов-хозяйственников. В состав подразделения входят такие должности административно-хозяйственного отдела, как:
- Техник, плотник, электрик, сантехник, уборщик, гардеробщик, водитель, энергетик, секретарь, специалист, инженер.
- Ведущий специалист, главный инженер, администратор — это группа сотрудников, каждый из которых курирует отдельное направление работы отдела. У таких сотрудников нередко имеется дополнительная расшифровка должности АХО, например, ведущий специалист по обслуживанию инженерных систем.
- Руководитель предприятия, начальник по АХЧ, технический директор, заместитель руководителя по хозяйственному обеспечению.
Главный сотрудник отдела — начальник, руководитель АХО это, как правило, человек с опытом. Стаж — не менее 5 лет. Подчиняется генеральному директору или его заместителю, нередко главный хозяйственник организации сам является заместителем руководителя. Начальник обладает особыми знаниями, правом решать важнейшие вопросы и вправе подписывать документы, представляет интересы директора компании. Руководитель хозяйственной службы владеет информацией о:
- нормах Трудового кодекса и внутреннем распорядке организации;
- всех структурных подразделениях, особенностях их взаимодействия между собой;
- нормах и правилах охраны труда;
- всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
- правилах управления командой, организации труда;
- работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
- навыках делового общения, составления договорной документации;
- порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы.
Кроме того, руководитель службы должен обладать знаниями об истории организации и перспективах развития, иметь хотя бы минимальные знания экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета.
Начальник хозяйственной службы вправе определять меры наказания своих сотрудников, распределять отпуска, давать разрешение на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств. Он полностью контролирует исполнение всех поставленных задач, привлекает подрядчиков, контролирует закупку инвентаря, разрабатывает планы ремонта и многое другое.
Нюансы выполнения задач
Следует обратить внимание читателя на тот факт, что часть функций носит постоянный характер, тогда как другие представлены в виде разовых задач. Но несмотря на это, обо всем этом следует помнить и при необходимости обсуждать с сотрудниками. Ведь может быть и такое, что возникнет потребность в выполнении пусть и разовой, но глобальной задачи, вроде организации переезда. И в таком случае вопросов с тем «а кто будет все это выполнять» быть не должно. Специалист административно-хозяйственной деятельности должен хорошо понимать, что его основное предназначение – это обеспечение комфортной и бесперебойной работы всех служб компании. Главная задача – это помочь остальным подразделениям выполнить производственный план, несмотря ни на что. Поэтому рассмотренный выше список функций может как сокращаться, так и расширяться. Все зависит от конкретной ситуации.
Выполнение заявок на мелкий ремонт
Нарекания по данному вопросу возникают чаще всего потому, что внимание ему уделяется по остаточному принципу. Информация от сотрудников не учитывается, не планируется ее выполнение и как следствие – поручения забываются и не выполняются. Решается данная проблема относительно просто.
Прежде всего, необходимо завести журнал заявок и назначить сотрудника, ответственного за постоянный контроль поступающих заявок и выдачу заданий исполнителю. Эту функцию может выполнять и сам руководитель АХО. Он должен установить периодичность просмотра журнала и далее ставить задачу исполнителям и контролировать выполнение. Еще лучше организовать подачу заявок в электронном виде.
Форма заявки может быть следующая:
|
Дата обращения |
Подразделение сотрудник, подающий заявку |
Суть заявки, что необходимо сделать |
Срок исполнения |
Ответственный |
Срок выполнения |
Качество выполнения |
|
бухгалтер |
Отремонтировать аппарат по счету денег |
Техник АХО |
Хорошее, претензий нет |
Первоначально следует составить описание рабочего места. Оно должно включать перечень необходимого оборудования и мебели. Но не просто что-то случайное и впервые подвернувшееся под руку, а то, что используется в типичном рабочем месте. Можно осуществить градацию зависимо от уровня должности и выделить высшее управленческое звено, руководителей средней руки и исполнителей. Или можно отталкиваться от специфики деятельности. Это наличие посетителей, использование дополнительного оборудования, инвентаря, особенных требований к температуре помещений, текущего освещения и тому подобных моментов. В идеале описание необходимо составлять для каждой должности. Но это одновременно является и очень трудоемкой работой. Поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением типового описания. Например, для работников лаборатории необходимо обеспечить достаточное освещение и определенный температурный режим. Сотрудники, работающие с клиентами, должны иметь места ожидания. Для бухгалтеров обязательно должен быть предусмотрен сейф.
Обобщая вышенаписанное
Как видите, организация административно-хозяйственной деятельности имеет свои «подводные камни», которые на первый взгляд и не видны. При разработке положений и должностей необходимо учитывать довольно большой массив информации. Это относится к целям компании, ее специфики и размерам. Детальное планирование и четкое прописывание бизнес-процессов позволит успешно решать задачи благодаря установлению адекватной процедуры выполнения работы. Управление административно-хозяйственной деятельностью предусматривает, что все, кто задействован в исполнении и контроле процесса, должны быть ознакомлены с теоретически обоснованием при его выполнении. Следует всегда помнить, что грамотное руководство позволяет резко улучшать эффективность всегда процесса. Неважно о чем идет речь – про административно-хозяйственная деятельность учреждения государственных органов, некоммерческую структуру или частное предприятие – хорошее управлением обладает огромным резервом развития. И это нужно использовать.
Кто относится к административно-хозяйственному персоналу?
Важно
П-1″Приказ (распоряжение) о приеме на работу»; o. П-2″Личная карточка работника»; o. П-3″Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»; o.
П-4″Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) Приказ о приеме на работу применяется для учета принятых на работу сотрудников, заполняется в отделе кадров. Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника, которому устанавливают ок клад визируется в соответствующей службе учреждения для подтверждения вакантной должности и оклада, устанавливаемого по штатному расписаниюм.
Подписанный руководителем учреждения приказ объявляется работнику под расписку На основании подписанного приказа о приеме на работу в отделе кадров заполняется»Личная карточка»(форма. П-2) и осуществляются записи в трудовую книжку. В бухгалтерию для учета расчетов по оплате труда и других выплат открывают лицевой счет или аналогичный ему документ .