Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Карточки форма т 2 после увольнения работника хранятся». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» формы Т2 Первая запись в этом разделе — о приеме на работу в данную организацию. Последующие записи вносятся на основании приказов как о постоянных, так и о временных переводах. В законодательстве нет однозначного ответа, нужно ли в форме Т2 отражать информацию о повышении оклада сотруднику.
Где хранятся личные карточки формы Т-2
Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист.
Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома. Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).
На нем следует написать заголовок: «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указать дату заполнения, анкетные данные работника, его должность и структурное подразделение, дату и номер трудового договора. Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом.
Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает следующие документы, которые должен вести работодатель: — трудовой договор (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации).
Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует.
Обязательных требований к форме ознакомления с этими данными не установлено, поэтому мы полагаем, что работодатель вправе в указанный в ст.
Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует.
Унифицированная форма Т2 «Личная карточка работника» отражает полную информацию о сотруднике и его трудовой деятельности.
Также в личной карточке кадровик должен отразить данные приказа о приеме на работу. Порядок ведения личной карточки закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Личная карточка хранится в личном деле сотрудника.
При хранении карточек следует строго соблюдать закон о защите персональных данных. Должна отсутствовать возможность доступа сторонних лиц к документам.
Карточка хранится у работодателя и после увольнения работника. Срок хранения определяется в зависимости от года увольнения и установлен положениями статьи 22.1 закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ:
- если прекращение трудовых отношений произошло ранее 2003 года, сохранять формы требуется в течение 75 лет;
- если увольнение состоялось позднее 2003 года, хранить их требуется не менее 50 лет с даты увольнения.
В отдельных случаях карточки могут передаваться в архивную службу.
Хранение личных карточек в электронном виде
Ведение личной карточки в электронном виде законом не запрещено. В условиях перехода работодателей к безбумажной технологии работы с документами этот вопрос особенно актуален. Но с личной карточкой не все так просто, так как работодатель обязан знакомить работника под роспись с записями в карточке, продублированными из трудовой книжки.
В итоге с каждой записью в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе на другую работу или увольнении, в личной карточке работника должна появиться дублирующая запись и личная подпись сотрудника. В том числе уволенный работник должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки при увольнении (п. 12, абз. 3 п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Выполнить эту обязанность работодатель не сможет, если заполняет и хранит личные карточки сотрудников в электронном виде. Такую позицию высказали специалисты Роструда на портале «Онлайнинспекция.рф» (ответ на вопрос № 143718 от 03.02.2021).
Какие документы нужны для заполнения личной карточки
Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:
- трудовая книжка;
- паспорт;
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об окончании учебного заведения;
- свидетельство государственного пенсионного страхования;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
- другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.
Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка — документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.
Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:
- Общие сведения
- Сведения о воинском учете
- Прием на работу и переводы на другую работу
- Аттестация
- Повышение квалификации
- Профессиональная переподготовка
- Награды (поощрения) и почетные звания
- Отпуск
- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
- Дополнительные сведения
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:
- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.
Сдача документов в архив при ликвидации организации
Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. 2.4.2. Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать.
Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 «О создании архивов административных округов».
Как хранить личные карточки до увольнения
Личная карточка работника относится к документам по личному составу, отражающим трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Обычно для этого применяется унифицированная форма № Т-2 (№ Т-2 ГС (МС) для государственных или муниципальных служащих). Содержит личная карточка информацию о сотруднике: паспортные данные, сведения о составе его семьи, переводах, дисциплинарных нарушениях и других кадровых событиях, произошедших за все время его работы у данного работодателя.
Весь период работы сотрудника в компании его личная карточка хранится в кадровой службе в несгораемом шкафу, закрывающемся на ключ, или в сейфе с трудовыми книжками и другими важными бумагами.
Порядок хранения личных карточек уволенных работников
В день увольнения сотрудника в личной карточке производится последняя запись — о выдаче трудовой книжки на руки. Затем специалисты кадровой службы должны изъять личную карточку сотрудника из общей картотеки и подготовить к передаче в архив.
Перед тем, как отправить личные карточки на хранение, их нужно систематизировать ─ сформировать отдельное дело с личными карточками уволенных сотрудников, которое будет закрыто после окончания календарного года. Личные карточки уволенных работников систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий (п. 2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Требования к формированию и оформлению дел содержатся в п. 4.19-4.26 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, и в разделах 1.1.2 и 1.2 Методических рекомендаций к Правилам.
На основании каких документов заполняется личная карточка
Все сведения, отмечаемые в личной карточке, необходимо вносить опираясь на документы, представляемые работником, либо оформленные в компании в ходе его работы. Лучше всего с них снимать копии и присоединять к карточке в подтверждение правильности указания информации.
Главными документами, которые используются для внесения данных, являются:
- Паспорт работника.
- ИНН.
- СНИЛС.
- Военный билет (при его наличии).
- Аттестат и иной документ об образовании.
- Трудовая либо справка с основного места деятельности.
- Свидетельство о браке (если есть).
- Свидетельства о рождении на детей (если есть).
- Трудовой договор.
- Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, переводе, премировании, увольнении и т. д.
Большую часть этих документов требуется предоставить изначально при оформлении на работу — на их основании будут вноситься сведения на первые два листа личной карточки.
Важно! Сведения переносимые из приказов в карточку в связи с приемом, переводом, увольнением обязательно должны заверяться подписью самого работника, на которого открыта личная карточка Т-2.
Личные карточки и личные дела передаются в архив организации в общем порядке вместе с другими документами отдела. Обычно архив старается упорядочить прием документов: составляет график приема документов для всех подразделений, утверждает форму сопроводительного документа.
Передача документов в архив может оформляться двумя способами: по сдаточной описи (см. пример 3) и по описи дел по личному составу (пример 4). Сдаточная опись используется организациями, в которых архивные описи составляет архивариус, не доверяя этот процесс работникам структурных подразделений. Его можно понять: если в подразделении нет делопроизводителя, то описи если и будут составлены, то некорректно. Кроме того, у работников подразделения может элементарно не быть времени на документационное обеспечение своей деятельности, и тогда в организационно-правовых документах компании устанавливается, что всю учетную документацию по хранению документов ведет архив. Так или иначе, документы в архив передаются по сдаточным описям, которые представляют собой аналоги акта приема-передачи и учетными документами архива не являются.
Пример 3. Личные дела и личные карточки в сдаточной описи (фрагмент).
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
N тома |
Дело начато |
Дело окончено |
Количество листов |
Примечание |
|
5. |
05-12 |
Личные карточки работников |
15.01.2015 |
31.12.2015 |
105 |
||
|
05-13 |
Личные дела работников |
15.01.2015 |
24.06.2015 |
241 |
|||
|
05-13 |
Личные дела работников |
07.07.2015 |
31.12.2015 |
207 |
|||
Пример 4. Личные карточки и личные дела работников в годовом разделе описи дел по личному составу (фрагмент).
Огромное спасибо всем форумчанам за помощь!!! Катерина Российская Федерация, Санкт-Петербург #30 1 марта 2013, 8:19 Всем доброе утро!Девочки, помогите пожалуйста!Никогда не занималась КДП, все по большей части подбор. А тут возникла такая необходимость да еще все с нуля делать(Вот в чем вопрос.
Как формировать документы и как их хранить.1. Вот штатное расписание. Его отдельно от всех документов хранить? В отдельной папке вместе с приказам об утверждении его?2.
ТД, карточка Т-2, приказ на прием и копии документов (паспорт, ИНН и т.д.) это все вместе как ЛД? Поделитесь пожалуйста, кто как формирует все документы и как их вести учет? Заранее благодарю! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… « Первая ← Пред.1 2 3 4 5 След.
Какие организации должны вести форму Т2
Заполнение формы Т2 является обязательным для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы (в соответствии с п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее — Правила).
Форма Т2 личная карточка заполняется в первый рабочий день нового сотрудника, после того, как трудовой договор с ним уже подписан. Позже в нее вносятся все текущие изменения и сведения о трудовой деятельности и дублируются все записи, которые вносятся в трудовую книжку. Закрывается карточка в день увольнения работника, одновременно с выдачей трудовой книжки. Последняя запись в ней — о том, что книжка получена на руки, заверенная подписью уволившегося работника.
Если ранее уволенный из организации работник будет вновь принят на работу, на него заводится новая личная карточка формы Т2, поскольку прежний документ был закрыт записью о том, что трудовой договор с ним был расторгнут. Форма Т2 бланк скачать вы можете на нашем электронном портале.
Если форма Т2 личная карточка закончена делопроизводством до 1 января 2003 года, срок ее хранения составляет 75 лет, если позже — храниться она должна 50 лет. Личные карточки государственных служащих хранятся 75 лет независимо от того, когда она были закрыты.
Если унифицированная форма Т2 ведется на предприятии в электронном виде, ее все равно необходимо распечатать, поскольку вносимые в нее данные по личному составу должны подтверждаться подписью сотрудника. То, на какой бумаге распечатываются личные карточки (обычной или повышенной плотности), значения не имеет, но может быть определено локальным актом. Например, Инструкцией по кадровому делопроизводству.
Унифицированный бланк формы Т2 разработан таким образом, что содержит все возможные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Если личные карточки на предприятии ведутся на бумаге, информация, которая в них внесена, легко может быть оцифрована и перенесена в любую базу данных и в любую автоматизированную систему кадрового учета. Это особенно актуально в связи с планируемой цифровизацией кадрового документооборота , внедрением электронных трудовых книжек и договоров.
Личная карточка форма Т2 скачать бланк можно .
Применение карточек Т-2 ГС
Данный документ предназначен для записи и хранения сведений о действующих и уволенных сотрудниках в государственных организациях. Он состоит из 11 разделов. При этом при приеме на работу заполняются только первый, второй, третий и девятый разделы. Остальные записи делаются в период трудовой деятельности. Основаниями для этих записей становятся документы, формируемые на госслужащего в период его трудовой деятельности.
Применение данного документа в государственных учреждениях обусловлено необходимостью сохранения возможности ознакомления с записями трудовой книжки, а так же необходимостью учета военнообязанных.
Личная карточка т-2 хранится в личном деле или отдельно
Форма карточки унифицирована и установлена законодательно Постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06. 04. 2001. Заполняем личную карточку Порядок и ведения личных карточек работников Согласно трудовому и федеральному законодательству, личная карточка по форме Т-2 должна оформляться на всех сотрудников предприятия, которые принимаются на работу по приказу и с созданием трудового договора.
Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника. Личная карточка – это вся информация о работнике, собранная воедино в сжатом виде.
Изначально в карточку вносятся все сведения о работнике, включая личную информацию, факты биографии, образования, стажа, военного учета, табельного номера, данные трудовой книжки.
Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения).
На место заголовка дела вписываются Ф. И. О. работника полностью в именительном падеже. Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.
Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении , даже если последний день работы человека в организации был позже.
Номер дела переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников. Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.
Обратите внимание
Личное дело ведут не «вместо», а «вместе» с личной карточкой. Последняя в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т. е. в номенклатуре дел это будут разные дела.
Количество листов и номер описи по личному составу, в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение трех лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).
Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения.
Важно
Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет.
Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно. Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.